業務マニュアルを作成する際、「わかりやすい業務マニュアルの作り方はないの？」と思ったことはありませんか？効率的で質の高い業務を実現するためには、誰もが簡単に理解できるマニュアルが欠かせません。しかし、目的を明確にし、適切な内容を盛り込んで分かりやすく作成するのは意外と難しいものです。

本記事では、伝わりやすく実用的な業務マニュアルを作成するためのポイントや、活用できるテンプレートサイトを詳しく解説します。これを機に、理想的なマニュアル作りに挑戦してみませんか？

業務マニュアルを作る4つの目的

業務マニュアルとは、業務手順や手引きを文書化したもので、誰でもすぐに同じ方法で業務を実行できるようサポートするためのツールです。業務マニュアルは、業務の標準化を図るうえで重要な役割を果たします。

ここでは、ビジネスにおいての業務マニュアルを作る目的を4つ挙げて説明します。

1.業務効率化

業務マニュアルを作成することで業務の効率化が大幅に進みます。それは、業務の流れや手順が文書化されることで、誰でも同じ方法で業務を遂行できるようになるからです。

新しい従業員が入社した際に、業務マニュアルがあれば、手順を一から教える必要がなくなり、短期間で業務に慣れることができます。つまり、業務マニュアルがあることで、業務全体のスピードアップが図られ、組織全体の生産性の向上につながります。

2.対応品質の統一

業務マニュアルを活用することで、全員が高い品質で業務を遂行する方法を組織に浸透させることができます。記載された手順に忠実に従うことで、個々の経歴や経験値によるバラツキを防ぎ、均一な対応品質を保つことが可能です。

複数の従業員が顧客対応を行う場合、マニュアルに基づいて対応することで、どの従業員が対応しても同じ品質のサービスが提供されます。このように、業務マニュアルによって品質のバラツキをなくし、組織全体で高い品質を維持できるのです。

3.ノウハウの共有

業務マニュアルの作成を通じて、企業の知見や蓄積されたナレッジを言語化し、体系化することで、組織全体でそのノウハウを活用できるようになります。結果として、知識の共有が進み、組織の成長につながります。

ベテラン社員が長年培った技術や知識をマニュアルにまとめることで、新しい社員や他部門のメンバーもそのノウハウを活用できます。業務マニュアルを通じて知識の共有が進み、組織全体の成長を促進できるでしょう。

4.属人化の回避

業務マニュアルを作成することで、業務の属人化を回避できます。これは、業務の手順やフローが文書化され、誰でもその内容を理解し実行できるようになるからです。

特定の業務が特定の従業員に依存している場合、その人が不在になった際に業務が滞るリスクがあります。そこで、業務マニュアルによって手順が共有されていれば、特定の個人に頼ることなく、誰でも業務を遂行できるようになり、属人化のリスクを回避することができます。

わかりやすい業務マニュアルとは

業務マニュアルは、ただ情報を羅列するだけでは不十分です。わかりやすいマニュアルには、いくつかの重要な要素があります。ここでは4つのポイントを紹介します。

1.テーマが明確

まず、マニュアルの目的が明確であり、読み手が何を得られるのかがはっきりしていることが重要です。目的を明確にすることにより、読み手はマニュアルを読む前にその内容を理解しやすくなります。

例えば、マニュアルの冒頭に「このマニュアルの目的は〇〇です」と明記することで、読み手は何を期待すべきかを理解しやすくなります。また、具体的な目標や期待される成果を示すことで、読み手のモチベーションを高められます。

2.要点が整理されている

要点が整理されていて、簡潔に書かれていることで、マニュアルは読みやすくなります。情報が過不足なく整理されていると、読み手は必要な内容をスムーズに理解できます。

例えば、箇条書きや番号付きリストを活用することで、情報を視覚的に整理しやすくなります。また、各セクションの冒頭に要約を入れることで、読み手はそのセクションで何が重要かを一目で把握できます。

3.探したい情報をすぐ見つけられる

マニュアルを参照する際に、必要な情報をすぐに見つけられることは非常に重要です。目次の設定や、検索性を考慮した構成によって、読み手が気になる項目を迅速に探し出せる工夫が求められます。

例えば、詳細な目次や索引を設けることで、読み手は特定の情報を簡単に見つけることができます。また、デジタルマニュアルの場合、検索機能を活用することで、キーワード検索が可能になります。

4.視覚的にイメージできる

図解や統一されたデザインを活用することで、内容が視覚的に理解しやすくなります。デザインの統一により、読み手はマニュアルの内容を直感的に把握しやすくなり、実際の業務にもスムーズに適用できます。

具体的には、フローチャートや図表を使用して、複雑なプロセスを視覚的に示すことで、手順をより理解しやすくなります。また、統一されたデザインやフォーマットを使用することで、マニュアル全体の一貫性を保ち、読みやすさを向上できるでしょう。

5ステップ！わかりやすい業務マニュアルの作り方

わかりやすい業務マニュアルを作成するためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、テーマの明確化から視覚的な工夫まで、5つのステップに分けて具体的な方法を紹介します。

1. 目的を定める

まずは、業務マニュアルを作成する目的を明確にしましょう。目的としては、業務プロセスの標準化、新入社員の教育、品質管理の向上、業務効率の最適化などが考えられます。

また、マニュアルでカバーする業務の範囲を決定することも重要です。特定の職務やプロセスに限定するか、企業全体の方針と手順を含めるかを判断し、範囲を適切に設定することで、マニュアルが冗長にならないようにします。

2. スケジュールを決定する

次に、納期を確認した上で、マニュアル作成に必要な各工程をスケジュールに組み込んでいきます。情報の整理や見出しの設定、本文作成にどれだけの時間が必要かを具体的に計画しましょう。

ポイントは、一度で完璧なマニュアルを作成しようとせず、段階を踏んでブラッシュアップし、徐々に完成度を高めていくことです。利用者からのフィードバックを反映させ、改善を繰り返すことで、より実用的なマニュアルを作り上げることができます。

3. 課題の洗い出しを行う

マニュアルを作成する前に、業務の課題をしっかりと洗い出しておきましょう。これにより、作成目的に合致したマニュアルを作ることができます。

マニュアルを実際に運用する社員の意見を積極的に取り入れることで、より実践的で役立つ内容に仕上げることができます。

4. タイトルや見出しなどの全体像を構築

マニュアルの骨組みを最初に決め、タイトルや見出しを整えることで、全体像を構築します。アウトラインが決まることで、書くべき内容が自然に決まり、目的に沿ったわかりやすいマニュアルが完成します。

目次には、マニュアルの主要なセクションや章をリストアップし、読み手が必要な情報を素早く見つけられるように工夫しましょう。一般的な構成例としては、以下のような項目が含まれます。

• はじめに
• 目的と範囲
• 用語解説
• 基本的な操作手順
• 高度な機能
• トラブルシューティング
• FAQ

構成は目的やターゲットによって異なるので、それぞれに合わせて構築しましょう。

5. テスト運用と改善を行う

完成したマニュアルをテスト運用し、内容に抜け漏れやわかりづらい点がないかを確認します。使用者からフィードバックを収集し、必要に応じて内容を修正しましょう。

本番環境で運用を開始した後も、定期的な更新と見直しが重要です。マニュアルの形骸化を防ぐため、作成段階で更新担当者を決めておくと良いでしょう。また、定期的に内容が現状に合っているかを確認し、必要な修正を加えることで、常に最新の状態を保つことができます。

わかりやすい業務マニュアルを作るためのテンプレートサイト

次に紹介するのは、業務マニュアル作成に役立つ具体的なテンプレートサイトです。以下のサイトを活用することで、効率的かつ効果的にマニュアルを作成することができます。

SILAND.JP

SILAND.JPは、作者自身が作成したオンラインソフトやテンプレートを紹介・配布しているサイトです。特に業務マニュアルや操作マニュアルに活用できる使いやすいテンプレートが提供されています。

テンプレートはWord形式で作成されており、グリーン、ブルー、モノクロの3色のパターンがあります。また、ナビゲーションの使い方や目次の作成方法についてもサイト内で詳しく紹介されています。

SILAND.JP公式サイト：http://siland.jp/

Bizroute

Bizrouteでは、業務に必要なさまざまな書類のテンプレートが豊富に掲載されています。特に、社内業務マニュアルのWord形式テンプレートが無料でダウンロード可能です。

見出しの作り方や目次の更新方法など、テンプレートの使い方についての詳細な説明もあるため、マニュアル作りが初めての方やWordに不慣れな方にもおすすめです。

Bizroute公式サイト：https://bizroute.net/

bizocean

bizoceanでは、社内文書から公的な報告書まで、さまざまなテンプレートが公開されています。ダウンロードするには会員登録が必要ですが、業務マニュアルや電話応対マニュアル、営業手順書など、多くのマニュアルテンプレートが揃っています。

利用者のニーズに応じた多彩なテンプレートが魅力です。

bizocean公式サイト：https://www.bizocean.jp/

マニュアル作りが上手い人の特徴

マニュアル作成が上手な人には、いくつかの共通した特徴があります。以下3つの特徴を理解し、実践することで、誰でも効果的でわかりやすいマニュアルを作成することができます。具体的な特徴とそのポイントを紹介します。

1.読み手を意識している

マニュアル作成が上手な人は、常に誰がそのマニュアルを読むのかを意識しています。読み手のレベルに応じた文章を作る能力に優れており、新人が担当する業務に関するマニュアルであれば、専門知識が少なくても理解できるように、分かりやすい言葉に置き換えることを意識しています。

さらに、読み手の背景や業務内容を考慮し、具体的な例やケーススタディを盛り込むことで、実際の業務に即した内容を提供します。

2.目次をわかりやすく整理している

マニュアルの冒頭に目次を設置することで、目的の情報を素早く探せるようにしています。見やすいマニュアルを作成するうえで、わかりやすい目次の整理は重要な要素です。

例えば、セクションごとに色分けをしたり、階層構造を明確にすることで、読み手が必要な情報に迅速にアクセスできるように工夫しています。また、デジタルマニュアルの場合、リンクを活用して目次から直接該当ページに飛べるようにすることで、利便性を高めることが可能です。

3.図表を上手く配置している

図や表、写真は文章よりも早く多くの情報を伝えることができます。視覚的に分かりやすい情報整理術として、図表やイラストを上手に活用することは、マニュアル作りが上手な人の特徴の一つです。

例えば、手順を示すフローチャートや、データを視覚化するグラフを適切に配置することで、読み手は情報を直感的に理解しやすくなります。また、図表のキャプションや説明文を丁寧に記載することで、図表の内容を補足し、理解を深めることができます。

業務マニュアルを運用するコツ

業務マニュアルを効果的に運用するためには、定期的な見直しや変更内容の共有、そして担当者の分担が重要です。このポイントを押さえることで、マニュアルの品質を維持し、業務の効率化やミスの削減を図ることができます。

定期的に見直しをする

業務プロセスや使用するツール、そして市場環境の変化に伴い、マニュアルは常に最新の情報に更新される必要があります。

また、業務効率の向上やミスの削減、品質の一貫性向上などの観点からも、改善が求められる部分を見つけたら、周囲の意見を取り入れてアップデートしていくことが重要です。

変更内容を共有する

マニュアルの変更箇所がわかりやすいようにマークアップや図示を行い、全員に共有することが大切です。共有後にフィードバックを収集し、同意を得たうえで運用を進めると、全員が理解しやすくなります。

担当者を一人にしない

マニュアルの作成や運用を一人に任せると、内容が偏ったり、属人化したりするリスクがあります。複数の担当者で分担し、効率的に運用チームを組むことが重要です。プロジェクトとしてマニュアル作成に取り組むことで、よりバランスの取れた内容に仕上がります。

まとめ

わかりやすい業務マニュアルを作成することは、業務効率の向上や品質の統一、ノウハウの共有、属人化の回避に直結します。マニュアルを作成する際は、目的を明確にし、課題を洗い出し、適切なテンプレートを活用することで、より効果的なマニュアルを作ることができます。また、定期的な見直しやフィードバックを取り入れ、マニュアルの質を向上させることも重要です。

まずは、今回紹介したテンプレートサイトを利用して、自分の業務に合ったマニュアルの作成を始めてみましょう。その後、実際に運用し、フィードバックを収集して改善を続けることが成功への鍵です。

業務マニュアルを通じて、組織の成長を促進しましょう。今日から一歩踏み出して、わかりやすく実用的なマニュアル作成に取り組んでみてください。