作業報告書は、社内や取引先に作業内容を共有するために活用される書類です。

そんな作業報告書について、どのような内容を記載すればよいかわからない人もいるのではないでしょうか。

今回は作業報告書の概要とあわせて、社内で活用するメリットをまとめました。

書き方のポイントもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

作業報告書とは？

作業報告書とは、実施した作業内容を報告するために用いられる書類です。

社内や取引先などに対して提出することが多く、以下の内容が記載されています。

• 作業担当者
• 作業内容
• 作業の結果

作業報告書の役割は、作業に関する情報を正しく伝えることです。

また、作業内容を再確認するためにも使用され、効率化できる部分や改善点はないかなどを共有するためにも役立ちます。

作業報告書を導入すれば、関係者全員が同じ内容を認知するのにも役立つため、うまく活用しましょう。

作業報告書に記載すべき内容

作業報告書に記載すべき内容として、以下の7つがあげられます。

• 宛先
• 作業者の情報
• 作業日時・内容
• 図面や写真
• 作業進捗
• 次回の作業予定
• 備考

どのような内容を記載すればよいかについて、詳しく見ていきましょう。

宛先

宛先の欄には、誰宛の情報なのかを記載する必要があります。

例えば社内の担当者や、取引先の担当者などの氏名が一般的と考えられるでしょう。

宛先が明確になっていないと、誰向けの情報なのか把握するのが難しくなるだけではありません。

スケジュールや商品クオリティなどの部分にも影響を及ぼす可能性があるため、記入漏れのないように注意しましょう。

作業者の情報

作業者の情報には、氏名や部署名などを記載しておくとよいでしょう。

氏名を記載しておけば、どこに責任の所在があるのかを明確にできます。

部署について記載しておけば、関与している人や部署を把握するのに役立つでしょう。

一目でかかわっている範囲を確認できれば、業務効率化の効果にも期待できます。

作業日時・内容

作業日時や内容は、現在の進捗を把握するのに必要な情報です。

どのタイミングでどこまで作業が進んでいるのか・引き継ぐ際はどこから始めればよいのかなどが明確になります。

作業内容を記載する場合、できるだけ具体的に書くことを意識するとよいでしょう。

もし曖昧な内容で記載してしまうと、確認の手間や時間が発生し、作業を中断しなければならない可能性があります。

図面や写真

業種によっては、図面や写真を作業報告書の中に入れておくのもよいでしょう。

視覚的に情報を伝えられるため、より分かりやすく作業の内容や進捗を伝えられます。

特に文字だけではなかなか伝わらない情報を図面や写真で伝達すれば、コミュニケーションエラーの防止にも役立つでしょう。

必ずしも入れ込む必要はありませんが、うまく活用してみてください。

作業進捗

作業進捗を記載する欄を作っておけば、全体の作業がどれだけ進んでいるかを共有するのに役立ちます。

特に納期やスケジュールが重視される業種の場合は、作業進捗の項目を入れておくと使いやすい作業報告書になるでしょう。

作業進捗を報告書に記載すれば、管理の面でも調整・変更しやすくなります。

必須の項目ではないものの、活用できそうであればぜひ採用してみてください。

次回の作業予定

作業をスムーズに進めるために、次回の作業予定を記入するのも効果的です。

あらかじめ次の作業内容が把握できていれば、事前準備や人員の振り分けなどもしやすくなります。

特に作業担当者や部署が変わる場合、予定をスムーズに共有できないケースは珍しくありません。

こちらも必須の項目ではないものの、入れ込んでおくとよいでしょう。

備考

備考については、上記にはない項目や内容を共有するために用意しておく場所です。

例えば作業中の課題や改善点など、気づいたことを記入する場所として活用できます。

また、イレギュラーで共有しなければならないことを記載する場所として利用するのもよいでしょう。

必ず使う必要はないものの、何かあった際に使用できる場所として、備考欄は用意しておくことをおすすめします。

作業報告書を導入するメリット

作業報告書を導入するメリットとして、以下の3つを見ていきましょう。

• 作業内容を把握できる
• 社員の成長につながる
• 生産性が向上する

それぞれの内容について、詳しく解説します。

作業内容を把握できる

作業報告書には、その日にどんな作業を実施したのか・次回どのような作業をするのかなどの情報が記載されています。

そのため、作業内容全体を把握できる点は、大きなメリットとなるでしょう。

作業報告書がなければ、口頭やメールなどを用いて伝達しなければなりません。

場合によっては伝達ミスが起こる可能性もあるため、正確に作業内容を把握できる点も、強みとなるでしょう。

社員の成長につながる

作業報告書を記入する際は、その日の出来事や作業内容などを振り返りながらまとめる必要があります。

新人に近い社員であれば、反省点や改善案を考えながら記入することで、成長につながる効果も期待できるでしょう。

もちろん、現場に慣れている社員も、若い社員が記入した作業報告書から新たな発見につながるかもしれません。

作業がマニュアル化してしまっていたり、属人化してしまったりを防ぐためにも、作業報告書は有効活用できます。

生産性が向上する

作業報告書を用いれば、現場内の連携や伝達をスムーズに済ませられます。

そのため、生産性向上にも期待できるでしょう。

作業報告書は、社内全体で状況を共有できるツールです。関係者はもちろん、教育担当や管理者などさまざまな人が確認できるため、作業の分析にも役立ちます。

ただ作成して終わりにするのではなく、過去の事例やサンプルとして用いるのも、生産性向上につなげる使い方となるでしょう。

作業報告書を活用する際のポイント

作業報告書を活用する際は、以下のポイントを意識してみてください。

• 構成を見やすくする
• 内容を分かりやすく記載する
• 書いた後に見直してチェックする

それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。

構成を見やすくする

作業報告書は、自社や取引先など、さまざまな人の目につく可能性がある書類です。

そのため、できるだけ見やすい構成を意識して作成するのが重要といえるでしょう。

具体的には、誰宛なのか・目的はなにか・報告する内容は何かなどがあげられます。

要点をおさえてから書き出せば、よりよい構成の作業報告書が完成するでしょう。

内容を分かりやすく記載する

作業報告書はさまざまな人が見る書類であり、中には読むための時間を確保するのが難しい場合もあります。

そのため、内容を分かりやすく記載するのも重要なポイントといえるでしょう。

作業内容をしっかりと記載するのはもちろん重要ですが、要点をしっかりまとめておくと、分かりやすい作業報告書となります。

結論ファーストで記載したり一文一義を意識したり、実践できる工夫は積極的に取り入れましょう。

書いた後に見直してチェックする

作業報告書は、社内や取引先と連携するのに重要な書類です。

そのため、書き終わった後はしっかりと見直してチェックしましょう。

記載すべき内容が漏れていないか・伝わりにくい内容になっていないかなどをチェックすれば、クオリティの高い作業報告書を提出できます。

細かい部分のミスを防ぐためにも、提出前の見直しは忘れずに行いましょう。

まとめ｜作業報告書は社内で作業内容や進捗を管理するために重要な書類の一つ

作業報告書は、社内で作業内容や進捗を管理するための書類として用いられます。

取引先にも提出することがあるため、重要な書類といえるでしょう。

作業報告書には記載しておくとよい内容がいくつかあり、それらを適切に埋めておけば、伝わりやすい作業報告書を作成できます。

また、社員の成長につながる・生産性が向上するなどのメリットもあるため、取り入れを検討してみるのもよいでしょう。

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