マニュアル作成を検討していても、ゼロから作成するのは時間と労力がかかるため、二の足を踏んでいる方もいるかもしれません。
そんな時に役立つのがテンプレートです。テンプレートを活用すると効率的に作成でき、品質も高められます。
そこでこの記事では、業務マニュアルに使えるテンプレートサイトの紹介と、使用するメリットとデメリットを解説します。できるだけ費用をかけずに効率的にマニュアル作成したい方は、ぜひ参考にしてください。
業務マニュアル作成でテンプレートを使うメリット
業務マニュアルを作成する際、テンプレートを活用すると多くのメリットがあります。
時短や費用削減だけでなく、見た目の統一感が得られ、項目の抜けも防ぎやすくなるでしょう。以下でそれぞれ紹介します。
マニュアル作成を時短できる
まっさらな状態からマニュアルを作ると、かなりの時間と労力を要しますが、テンプレートを使えば早く作成できます。
例えばExcelでマニュアルを作る際に、セルの大きさ・配置・全体のレイアウトなどを1から考えるとなると、慣れていない方では時間がかかるもの。しかし、合うテンプレートがあれば、必要事項を入力するだけでマニュアルの大部分が作れます。既にあるフォーマットを使えば、作業をスピードアップできるでしょう。
無料で利用できるものが多い
インターネット上で提供されているテンプレートの多くは無料です。専用ツールやソフトを使用すると費用がかさみますが、テンプレートを利用して自社で作成すれば、費用を抑えられます。使いやすいテンプレートは、この記事の後半で紹介します。
統一感のある見た目になる
テンプレートを使えば、マニュアル全体が統一感のある見た目になります。
見た目の綺麗さはもとより、デザインの統一感が出ると見やすくなるうえ、洗練された印象にもなるでしょう。
また、テンプレートがあることで、作成者が異なっても、テイストが同じになるメリットもあります。
項目の漏れを防ぎやすい
多くのテンプレートには、あらかじめ記載する項目がレイアウトされています。そのため、汎用性の高い内容のマニュアルなら、テンプレート通りに入力することで項目の漏れなく作成できるでしょう。
特に、初めてマニュアルを作成する、複雑な内容を扱う際は、テンプレートの存在が頼りになるはずです。
業務マニュアル作成でテンプレートを使うデメリット
テンプレートを使って業務マニュアルを作成するメリットは多くあるものの、デメリットも存在します。入力したい項目が不足している、そもそも合うテンプレートがないといった点が挙げられるため、以下でそれぞれ解説します。
入れたい項目がない場合もある
テンプレートを利用する際に、すべて必要な項目が含まれているとは限りません。
特定の業務や独自の手順が含まれていない場合は、テンプレートをカスタマイズする必要があります。自分でセルを増やしたり、レイアウトを調整したりすれば解消できますが、操作に不慣れだと、思ったより時間がかかる可能性もあるでしょう。
合うテンプレートがない場合もある
すべての業務に適したテンプレートが存在するわけではありません。汎用性の高いテンプレートは多く提供されていますが、専門的な内容や独自の業務手順が求められる場合、既存のテンプレートで対応できない場合もあるでしょう。
このような場合は、オフィスソフトで1から作成したり、専用のツールを使用したりする必要があります。
【ほぼ無料】マニュアル作成に活用できるテンプレートサイト5選
業務マニュアルを効率的に作成するためには、テンプレートの活用が有効です。以下で、主に無料で利用できるテンプレートサイトを紹介します。サイト上で検索して、時間と手間を削減できるテンプレートを見つけてください。
Officeテンプレート（Microsoft）
Microsoft公式の「Officeテンプレート」は、非常に幅広いジャンルのテンプレートを扱っています。公式だけあり、Word・Excel・PowerPointのいずれも対応している点も特徴的です。
ただし、業務マニュアル用のものは少なく、「マニュアル」で検索すると該当するものがあまりありません。しかし、「業務」で検索するといくつかヒットするため、探してみると良いでしょう。
bizocean（ビズオーシャン）
bizoceanは、トライベック株式会社が運営する日本最大級のテンプレートサイトです。オフィスソフトのテンプレートを非常に多く扱っています。マニュアルや手順書はカテゴリがあるほどで、その数の多さが分かるでしょう。
利用には会員登録が必要ですが、ログインすれば回数無制限でダウンロードできます。テンプレートは有料もものもありますが、無料で利用できるものも多数あるため、まずはカテゴリから探してみましょう。
bizroute（ビズルート）
画像引用：トップページ｜bizroute
bizrouteは、株式会社エクシアが運営しているテンプレートサイトです。ビジネス文書やマニュアルのテンプレートを豊富に取り揃えています。
会員登録なしで利用可能です。マニュアル関連であればWordやExcelのテンプレートがあり、シンプルで実用的なデザインが特徴といえます。
テンプレートBANK
画像引用：トップページ｜テンプレートBANK
テンプレートBANKは、TB株式会社が運営するサイトです。ビジネス用のテンプレートが豊富にあるほか、名刺やメッセージカードなどのテンプレートもあり、幅広い用途で利用できます。
テンプレートのダウンロードには無料会員登録が必要。フォーマットは、WordとExcelがメインで、カスタマイズしやすい傾向にあります。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、株式会社オーナー’sのサイトです。無料で非常に多数のテンプレートが提供されています。
WordとExcelだけでなく、PowerPointのテンプレートが多めであるため、スライド形式で作成したい方にも向いているでしょう。
業務マニュアル作成とテンプレートに関するよくある疑問
ここからは業務マニュアル作成とテンプレートに関するよくある疑問に答えていきます。
マニュアルはWord・Excel・PowerPointのどれで作るのが良い？
どのようなマニュアルを作るかによって、使用するオフィスソフトの向き不向きは異なります。
Wordは多くの方が扱いやすいうえ、校正機能や目次挿入などの機能があるため文章メインで作るなら良いでしょう。ただし、図表の挿入や全体のレイアウトなどは慣れていないとやや難しいかもしれません。
Excelはなんといっても関数や自動計算ができる点がメリットといえます。図や写真のレイアウトもWordよりは容易です。
PowerPointは見やすいマニュアルが作りやすく、スライドの入れ替えも容易で編集しやすいメリットがあります。操作に慣れていればデメリットはあまり感じないでしょう。
したがって、文章メインの業務マニュアルはWord、手順書に近いマニュアルはPowerPointが良いかもしれません。
マニュアル作りのコツは？
実践的で業務効率化に寄与するマニュアルを作りたいなら、「誰を対象にするか・何を目的にするか」を明確にして、「分かりやすさ」を意識して作成しましょう。
また、マニュアルは運用して初めて価値が出るものです。運用しながら従業員のフィードバックを受けて、内容をブラッシュアップすれば、より役立つマニュアルとなるでしょう。
マニュアルの作成方法やコツについては、こちらの記事で解説しています。
まとめ｜テンプレートを利用して効率的にマニュアルを作成しよう
テンプレートを利用すれば、面倒なマニュアル作成も見やすく効率的にできます。しかし、業種やマニュアルの種類によっては、最適なテンプレートがない、社内のリソースが足りず自社での作成が難しい場合もあるでしょう。
AirQuestは業務効率化を叶えるツールで、マニュアル作成も可能です。ツールをご検討中の方はぜひお問合せください。
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