作業報告書には、さまざまなテンプレートが用意されています。

その中からどのテンプレートを選べばよいか、悩む人もいるでしょう。

今回は作業報告書とはどのようなものかとあわせて、テンプレートの例をまとめました。

その他、書き方や構成のポイントもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

作業報告書とは？

作業報告書とは、実際に行った作業を社内や取引先など、さまざまな場所に共有・報告する目的で作成される書類です。

担当者や実施作業の具体的な内容などを記載することが多く、正確かつ詳しく作業に関連する情報を伝える役割を持ちます。

また、作業内容を見直す役割を持ち合わせているため、業務改善や新人教育などに使われるケースもあるでしょう。

作業現場における重要な書類として取り扱われ、誰が見ても内容を把握できるつくりになっているかが求められます。

作業報告書のテンプレート例

作業報告書のテンプレートは、さまざまな企業やサービスが提供しています。

ここでは実際のテンプレート例として、以下3つが提供するものを見ていきましょう。

• NECソリューションイノベータ
• フリー株式会社
• マネーフォワード クラウド給与

なお、テンプレートで使用できるものは、エクセルやワードなど、対応ソフトがさまざまです。

自社が主に使うツールで使用できるテンプレートを選べば、スムーズな社内普及の効果にも期待できるでしょう

作業報告書のテンプレートに記載しておくべき内容

作業報告書のテンプレートを記載する際、以下の項目があるかを用意しておくとよいでしょう。

• 作業者名
• 作業名称
• 作業日時・内容
• 作業進捗
• 次回作業予定
• 備考

それぞれの内容について、詳しく解説します。

作業者名

作業者名は、その業務に携わる人の中で責任の所在を明確にするために必要です。

基本的には作業した人の名前を記入しておけば問題ありませんが、複数人が作業に当たった場合は、代表者の氏名を書いておきましょう。

なお、取引先に提出する場合は、担当者の名字を並列で記載する場合もあります。

どのように記載すればよいかは、取引先や社内で確認しておくと安心です。

作業名称

作業名称は、実際にどのような作業を実施したのかを記載する場所です。

見ただけでわかるような名称を記載しておけば、確認の手間を省けるでしょう。

また、作業報告書は多忙な上司や取引先などが確認するケースも多々あります。

この部分については、複雑な内容になりすぎないように注意してください。

作業日時・内容

作業日時や内容は、いつどのような作業を実施したのかを記載する場所です。

具体的な日付や時間を記入し、実際にかかった時間を計算できるようにしておきましょう。

内容についても、できるだけすぐにわかるような書き方をしておくのが理想です。

また、専門用語を使いすぎないようにする・時系列順に書くなどの工夫を実施すれば、より分かりやすい作業報告書の完成へと近づくでしょう。

作業進捗

作業進捗の欄には、その日にどれだけ作業が進んだのかを記載しておくとよいでしょう。

複数の日程をかけて進める作業なのであれば、次回はどこから始めればよいのかを確認するために必要です。

また、仮に次回の担当者が変わる場合、進捗を共有するのも大きな目的となります。

スムーズに作業を進めるためにも、必要な項目といえるでしょう。

次回作業予定

次回作業予定は名称の通り、次にどのような作業を実施するか記載する場所です。

どのような作業をするのかが明確になっていれば、次回の担当者も安心して作業に取り組めるでしょう。

作業進捗とあわせて内容を記載しておけば、管理者も現場の状況を把握するのに役立ちます。

この項目もできるだけ細かく記載し、作業の連携に役立てましょう。

備考

備考欄については、上記で紹介した内容以外の補足事項を記載する項目です。

例えば足りないものや必須の道具などの記載場所として、備考欄は有効活用できるでしょう。

また、気づいたことや問題点などを記載するのも、備考欄の効果的な使い方です。

使用方法に正解はありませんので、自社にとって有効な使い方を実施しましょう。

作業報告書のテンプレート構成を作るポイント

作業報告書のテンプレート構成を作る際は、5W1Hを意識して作成するとよいでしょう。

5W1Hを意識することで、自然な流れで作業報告書を記載できるのはもちろん、読む側のストレスも軽減できます。

また、あらかじめ構成で何を書くべきかが明確になっていれば、作業報告書も浸透しやすいといえるでしょう。

新たに作業報告書の導入を検討している企業であれば特に、構成を作る際に5W1Hを意識してみてください。

作業報告書のテンプレートを活用するポイント

作業報告書のテンプレートを活用するポイントとして、以下の3つがあげられます。

• 見やすい構成を意識する
• 内容を分かりやすくまとめる
• 分かりやすいレイアウトを意識する

それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。

見やすい構成を意識する

作業報告書のテンプレートを活用する際は、見やすい構成を意識してみましょう。

作業報告書は社内外で共有される書類であるため、見づらいものだと連携がうまくいかない・修正を求められるなどの可能性があります。

基本的には作業報告書の中身から埋め、タイトルや作業日時などはあとから記載するとよいでしょう。

詳細についても、先に時系列の情報を記載してからの方が埋めやすい可能性があります。

内容を分かりやすくまとめる

作業報告書を読むのは、管理者である上司や責任者であると想定できます。

そのため、できるだけ内容は分かりやすくまとめておくようにしましょう。

作業報告書の内容を記載する場合は、結論ファーストを意識してみてください。

何を書いているのかが一目で判断できるため、その後の内容も入ってきやすくなります。

分かりやすいレイアウトを意識する

作業報告書を作成する際は、レイアウトも重要な要素と考えられています。

書体の統一や文字サイズの変更など、どのようなレイアウトが見やすいのかを吟味しましょう。

また、必要に応じて図や表を用いるのも効果的な手法です。

自社の業種に合わせて、どのような作業報告書が適切なのかを判断し、レイアウトに取り入れていきましょう。

作業報告書のテンプレートを導入するメリット・デメリット

作業報告書のテンプレートを導入する場合、メリット・デメリットを把握しておく必要があります。

ここからはそれぞれどのような内容があるのかについて、詳しく見ていきましょう。

メリット

作業報告書のテンプレートを導入するメリットとして、以下の内容があげられます。

• 作業内容を整理できる
• 自分自身を振り返れる
• 作業内容を社内外に共有できる
• 作業の進捗状況を把握できる
• スケジュール管理の際に利用できる

これらのことから、作業員の経験を積める・業務連携がスムーズに行えるなどのメリットにつながるでしょう。

自社の課題解決につながる可能性もあるため、上記にメリットを感じた場合は、作業報告書の導入を検討してみてください。

デメリット

作業報告書を導入するデメリットとして考えられるのは、以下の通りです。

• 作業報告書作成の時間や手間が増える
• 作業報告書の提出が目的になる可能性がある
• 作業報告書に一定のクオリティが求められる

これまで作業報告書を使用していなかった場合、新たに作成する時間や手間が増える点には注意しなければなりません。

また、作業報告書は作成するのが目的ではなく、その後の活用を見越す必要がある点にも注意しましょう。

なお、作業報告書は社内外で利用する目的の書類となることが多いです。

そのため、一定のクオリティがなければならない点にも注意してください。

まとめ｜作業報告書のテンプレートを活用すれば作成の時間や手間を削減できる

作業報告書には、さまざまなテンプレートがあります。

その中で自社に合ったのを活用すれば、作成の時間や手間の削減につながるでしょう。

AirQuestでは、作業報告書のテンプレートを複数種類用意しております。

これから作業報告書を活用したいと考えている企業の方は、ぜひ一度お問い合わせください。