シフト作成ツールを導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか？日々のシフト管理に苦労している方に、手間と時間を削減しながらも効率的にシフトを管理できる方法を提案します。
本記事では、無料版から有料版まで、さまざまなシフト作成ツールの機能とそれぞれのツールがどのように業務効率を向上させるかを詳しく解説します。現場のニーズに合わせた最適なツールを見つけ、賢く運用しましょう。
シフト作成ツールとは
シフト作成ツールは、早番・遅番・夜勤などのシフトや勤務時間を割り当てる勤務シフトを自動で作成し、従業員に配布するためのツールです。勤務管理の効率が格段に向上し、スケジュールの正確性と透明性が保たれることで、多くの組織が利益を得ています。
そもそも、従来のシフト作成方法が直面していた課題とは何でしょうか。手書きやExcelによるシフト管理には、時間の浪費だけでなく、法規制や公平性の遵守という面での課題があると言われています。次に詳しく解説します。
従来のシフト作成の課題
従来のシフト作成方法にはいくつかの課題があります。手書きやExcelを使ってシフトを作成する方法では、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなり得ます。また、法令や就業規則の遵守、さらにはシフト割り当ての公平性の維持といった課題もあります。
特に従業員の満足度や労務管理の質に直接的な影響を及ぼすため、非効率なシフト管理は組織全体のパフォーマンス低下を招くことにもなりかねません。
シフト作成ツールの主な機能
シフト作成ツールの導入により、シフトの申請、作成、調整、共有が自動化され、管理が大幅に簡単になります。従業員は自分の勤務時間に関する申請をオンラインで行うことができ、管理者は各申請に基づいて効率的にシフトを作成し調整することがで可能です。
また、作成されたシフトはデジタル形式で従業員と簡単に共有できるため、情報の透明性が保たれ、誤解や不公平が生じにくくなります。時間の節約だけでなく、遵法性や公平性の問題に対処する上でも重要な役割を果たします。
シフト作成ツールを活用するメリット
シフト作成ツールを導入することは、管理者と従業員の双方にとって有益です。効率的なシフト管理は、作業の調整がスムーズになり、全体の業務効率が向上します。
次に、シフト管理者と従業員それぞれの視点から、シフト作成ツールがもたらす具体的な利益を詳しく見ていきましょう。
シフト管理者側のメリット
シフト作成ツールの導入による、管理者側のメリットはこちらです。
- シフト管理・作成の労力を減らせる
- 入力ミスや写し間違いを減らせる
- 適正なシフトを組める
シフト作成ツールを利用することで、シフト管理者はシフトの作成と管理が圧倒的に簡単になります。自動化機能は、シフト計画の時間を短縮し、人的エラーを削減するための入力ミスや写し間違いを減少させます。
さらに、自動作成のプログラムによる支援を受けて、従業員のスキルや利用可能な時間を考慮した適切なシフト割り当てが可能になり、より公平で効率的なシフト管理が実現します。
従業員側のメリット
シフト作成ツールの導入による従業員側のメリットはこちらです。
- シフト希望を簡単に伝えられる
- いつでもどこでもシフトを確認できる
従業員にとってもシフト作成ツールは大きな利益をもたらします。ツールを使用することで、従業員は自分のシフト希望を簡単にかつ迅速に伝えることができるようになります。
また、インターネットがあればいつでもどこでも自分のシフトスケジュールを確認できるため、仕事と私生活の計画がしやすくなります。職場の透明性が増し、従業員の満足度が向上することが期待されます。
シフト作成ツールのタイプは主に3つ
シフト作成ツールは、それぞれ異なるニーズに対応するために、多様なタイプが提供されています。有料版と無料版、そして勤怠管理システムに含まれるタイプが主流です。ここでは、それぞれのタイプの特徴とおすすめの使用シーンを詳しく解説します。
【有料版】シフト作成や管理に特化したタイプ
有料版のシフト作成ツールは、シフトの作成、管理、共有を一元的に行える高度な機能を提供します。特に、アルバイトやパートスタッフが多く在籍する企業や、複雑な勤務条件を考慮する必要がある場合に適しています。
シフト希望の効率的な回収から、条件に基づいた自動シフト作成、さらに店舗間でのシフト情報の共有まで、総合的なシフト管理が可能です。労務管理における残業超過の防止といった法令遵守の面でも、有料版のツールが有効です。
【無料版】コストがかからないタイプ
無料で利用できるシフト作成ツールは、基本的な機能に限定されていますが、小規模なチームやコストを抑えたいスタートアップにはおすすめです。スタッフのシフト希望を受け付け、それに基づいてシフトを作成・管理する機能が備わっています。
ただし、利用できる機能や対応可能なスタッフ数には制限があるため、具体的なニーズに応じて無料プランから有料プランへの移行を検討することも一つの方法です。特に成長期のビジネスや複数の店舗を運営する場合には、より高度な機能が必要となるでしょう。
【有料版】勤怠管理システムに含まれているタイプ
勤怠管理システムに含まれるシフト作成ツールは、勤怠データとシフト情報が自動的に連携されるため、非常に便利です。給与計算や労務管理の効率化が図れ、特に大規模な組織や複数部門を持つ企業での利用に適しています。
しかし、勤怠管理システムは主に「就業状況」を管理するためのものであり、シフト作成は「就業予定」を管理するためのものです。目的が異なるため、シフト作成に特化した機能を求める場合は、専用のシフト作成ツールの導入が推奨されます。
【有料版】おすすめのシフト作成ツール3選
シフト作成ツールの有料版は、多様な機能を提供し、特に大規模な事業体や複雑なシフトニーズを持つ組織に適しています。ここで紹介する3つのツールは、それぞれ独自の特徴を持ち、シフト管理の効率化、誤りの削減、そしてスタッフの満足度向上に役立つでしょう。
AirQuest
【AirQuestの主な特徴】
- シフトを自動で管理し、作業担当者のLINEに直接通知
- 案件の前日には自動的にリマインダーが送信される
- 情報が自動的に共有されるため、人的ミスを防げる
AirQuestは、Web上でシフトを自動管理し、作業担当者に必要な情報を直接LINEで通知する機能を備えています。自動リマインダーの送信機能により、前日にスタッフへの準備通知が可能で、共有忘れや連絡漏れを防ぎます。
AirQuestはシフトの手配や変更を容易にし、スタッフの準備と配置を効率的に行うことができます。また、操作性が高く、頻繁なシフト変更が必要な状況でも迅速に対応できるため、管理者の負担を大幅に軽減できることが利点です。
AirQuest：https://air-quest.net/
SHIFTEE(シフティー)
【SHIFTEEの主な特徴】
- ガントチャート形式のため、直感的な操作でシフトやタスクを割り当てられる
- スマートフォンからでもシフト希望の提出や確認が可能
- クラウド上で全店舗のシフト管理を行える
SHIFTEEは、ガントチャート形式での直感的なシフト作成が可能で、スマートフォンからのシフト希望の提出や確認が行えるクラウド型システムです。全店舗のシフトを一元管理することができ、複数の店舗を持つ事業者に最適です。
業界特有のニーズにも対応し、勤怠管理システムとの連携も可能で、シフト表の視認性も高いため、スタッフ間の誤解を減らすことができます。
Airシフト
【Airシフトの主な特徴】
- シフト表に組み込まれたチャット機能で、スタッフとのやり取りが簡単
- スタッフからのシフト希望を自動でシフト表に反映し手間を削減
- タイムカードと勤怠管理を一元化し、人件費の管理も容易
Airシフトは、シフト表と統合されたチャット機能を通じて、スタッフとのやり取りを一つのプラットフォームで完結できるシステムです。シフト希望を自動でシフト表に反映し、勤怠管理機能も包括しています。
初期導入費が無料であり、スマートフォンで完結するため、スタッフがどこにいてもシフトの提出や確認が可能です。また、「freee人事労務」との連携により、給与計算などの他のシステムとのスムーズな連携ができるのが特徴です。
Airシフト：https://airregi.jp/shift/
【無料版】おすすめのシフト作成ツール3選
無料版のシフト作成ツールは、特に予算が限られている組織やスタートアップ、小規模チームに最適な選択肢を提供します。無料のツールは基本的な機能を提供しながらも、利用者にコストの負担をかけません。ここでは、特に推薦する3つの無料シフト作成ツールを紹介します。
assift
【assiftの主な特徴】
- スタッフの勤務希望を登録するだけで自動的にシフトを生成
- PC、スマホ、タブレットからアクセス可能
- 完成したシフトをURLで送信し、スタッフに即座に共有
assiftは、10名までのチームで無料で利用できる勤務表作成ブラウザアプリです。PC、スマートフォン、タブレットに対応しており、スタッフの勤務希望を登録するだけで自動的にシフトを生成します。
また、完成したシフトはURLを通じてスタッフに簡単に共有することができ、手軽に情報配布を行うことが可能です。特に、小規模なチームやリソースが限られている環境での使用に最適で、効率的なシフト管理を実現します。
assift：https://assift.com/
調整さん
【調整さんの主な特徴】
- 多数の候補日から最適な日程を選べる
- イベントページを通じて日程調整を行い、参加者全員の予定を一覧で確認
- 飲み会の出欠確認からシフト作成まで幅広く使用可能
調整さんは、日程調整や出欠確認機能を主に提供するアプリで、シフト作成にも応用可能です。このツールは、柔軟な日程調整機能を備えており、多数の候補日から最適な日程を選ぶことが可能です。
ユーザーはイベントページを作成し、参加者全員の利用可能な時間を一覧で確認することができます。飲み会の出欠確認からシフト作成まで幅広く使用でき、特にカジュアルなイベントや非公式の集まりでの使用に適しています。
みんなのシフト。
【みんなのシフト。の主な特徴】
- スマートフォンでの操作がスムーズで直感的
- スタッフが自らシフトを入力し、管理者が承認する参加型シフト管理
- スタッフがいつでもどこでも自分のシフトを確認可能
みんなのシフトは、スマートフォンでの操作に最適化されたシフト作成アプリです。このツールは参加型シフト管理を特徴とし、スタッフが自らシフトを入力し、管理者がそれを確認して調整することができます。
スタッフはいつでもどこでも自分のシフトを確認でき、これによりコミュニケーションの手間が省けます。特に動的な環境での使用に適しており、リアルタイムでの調整が求められる場面での利用が推奨されます。
みんなのシフト：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.spooon.shiftapp&hl=ja
効率的なシフト作成ツールで業務効率化を始めよう！
シフト作成ツールは、組織の運営を効率化し、従業員の満足度を向上させるための強力なツールです。手動でのシフト作成に関連する時間の浪費とエラーを削減し、シフトの自動作成、効率的な管理、スムーズな共有を可能にします。
本記事で紹介した有料版と無料版のシフト作成ツールは、それぞれ特定のニーズと予算に応じて選択できます。有料版は高度な機能を提供し、大規模な事業体や複雑なシフトニーズを持つ組織に適しています。一方、無料版は基本的な機能を提供し、特に予算が限られている小規模なチームやスタートアップに最適です。
まずは、組織の具体的なニーズを評価し、適切なシフト作成ツールを選択することが大切です。有料版と無料版の各ツールの機能と利点を比較検討し、現在および将来の運営要件を最もよく満たすものを選びましょう。
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