業務が特定の人に依存していると、忙しさが増すばかりで効率は上がりませんよね。「仕組み化」は、業務を誰でも同じレベルでこなせるようにし、効率化を図る効果的な方法です。しかし、どこから始めればいいのか、どのような手順で進めるべきか悩むこともあるでしょう。
本記事では、仕組み化のメリット・デメリットから成功のための5ステップ、さらに企業事例まで具体的に解説します。仕組み化を取り入れ、業務効率を高める一歩を踏み出してみませんか？
仕組み化とは？ムダを排除するための効果的なアプローチ
ビジネスにおいて、業務が特定の人に依存していると、効率が落ちるだけでなく、ミスや手戻りが発生しやすくなります。このような属人性を排除し、誰が行っても同じ成果を出せる「仕組み化」は、業務改善のための強力な手段です。
ここでは、仕組み化の基本概念と、その効果的なアプローチについて詳しく解説します。
仕組み化のビジネスにおいての重要性
「仕組み化」は、一人の優秀な社員が担当している業務を、他の社員にも同じように行える環境を整えたり、手動の作業を自動化したりすることです。
もし業務手順が曖昧だと、作業の品質が担当者によって異なり、ミスが起きやすくなります。そこで仕組み化を行うことで、業務手順を明確化し、属人性を排除することが可能です。また、同じ業務を何度も繰り返す際にも、効率的で一貫した結果が得られます。
仕組み化の言い換えは？英語では？
仕組み化は「システム化」とも言い換えられます。システム化には「ITシステムを活用する」という意味もありますが、広義には業務手順やマニュアルを明確にし、誰でも同じ結果が得られる体制を整えることを指します。
英語では「Systematization」という言葉が使われ、業務をシステムや手順として確立するプロセスを表します。
仕組み化のメリット
仕組み化を導入することで、業務の効率化だけでなく、組織全体の成長にもつながります。ここでは、仕組み化によって得られる5つの主なメリットについて解説します。
1.能力に依存しない
優秀な社員が全ての業務を担ってしまうと、その人に依存するリスクが高まります。仕組み化を通じて業務の手順を標準化すれば、特別なスキルを持たない人でも一定の品質で業務を遂行できるようになります。
仕組み化により、特定の人に業務が偏ることを防ぎ、リスクを分散させることが可能です。
2.業務の手順が明文化される
仕組み化を行う際に作成するマニュアルは、業務の手順を明確にするものです。手順の明文化により、これまで経験に頼っていた業務内容が具体的に書き出され、誰でも確認しながら仕事を進められるようになります。
手順が明文化されることで、認識の違いによるトラブルを防ぎ、スムーズな業務運営を実現します。
3.ミスの減少
仕組み化は、ミスの特定とその防止に大いに役立ちます。どの工程で、どのような理由でミスが発生したのかを明確にし、改善策を講じることで、ミスを最小限に抑えることが可能です。
業務フローの標準化により、ミスのリスクが減少し、最終的にはミスゼロを目指すこともできるでしょう
4.教育コストを削減できる
新入社員の教育には時間とコストがかかりますが、仕組み化によるマニュアルがあれば、教育の負担を大幅に軽減できます。
マニュアルを参照するだけで業務を学ぶことができ、ベテラン社員が直接教育にあたる必要がなくなるため、教育コストの削減と業務の効率化が図れます。
個人とチームの成長を促進
仕組み化により、若手社員でも一定のクオリティで仕事を進めることができるため、ベテラン社員はより高度な業務に集中することができます。
この流れを繰り返すことで、組織全体の成長を促進し、チームとしてのパフォーマンスも向上します。
仕組み化のデメリット
仕組み化には多くのメリットがある一方で、導入に際して注意すべきデメリットも存在します。ここでは、仕組み化がもたらす5つのリスクについて解説します。メリットとデメリットを比較しながら、適切なバランスを見極めることが重要です。
1.柔軟性の低下
仕組み化によって業務が効率化される一方で、状況に応じた柔軟な対応が難しくなることがあります。定型的な手順が固まることで、顧客の急な要望や市場の変化に対応できず、既存の仕組みが業務の柔軟性を阻害する場合があります。
効率を追求するあまり、柔軟な対応力を失うことがないよう、注意が必要です。
2.個々の創造性が抑制される可能性
明確な手順やルールが定められることで、従業員の創造性が抑制されるリスクがあります。決められたプロセスを守ることが優先されるため、新しいアイデアや改善提案を出しにくくなることがあり、長期的な組織の成長に悪影響を及ぼす可能性があります。
創造性を活かす余地を残す仕組み作りが求められます。
変化に対応しにくくなる
仕組み化が進むと、既存の手順やプロセスに固執し、新たな環境や状況に適応しにくくなることがあります。急速に変化する市場や顧客ニーズに対応するためには、常に改善や見直しを行う必要があります。
変化への対応力を維持するために、仕組みを定期的に再検討することが重要です。
過度な標準化によるモチベーションの低下
業務の標準化が進みすぎると、従業員の仕事が単調化し、モチベーションが低下することがあります。
細かいルールやマニュアルに従うだけでは、仕事への達成感や成長意欲が失われる恐れがあるため、モチベーション維持のためにも、従業員にある程度の自由度や裁量を与えることが大切です。
初期の導入コストや時間がかかる
仕組み化を進めるには、初期導入コストや時間がかかります。新たなシステムや手順を導入するためには、トレーニングやシステム費用が発生し、業務が一時的に停滞する可能性もあります。
短期的な負担は大きいかもしれませんが、長期的な効率改善と成果を見込んで導入を進めることが大切です。
仕組み化のやり方5ステップ
仕組み化を進めるには、段階的なアプローチが必要です。ここでは、業務を仕組み化するための5つのステップを紹介します。
- 業務内容の見える化
- 現状の課題を把握
- 業務の標準化
- マニュアル化や仕組み化
- 仕組み化のメンテナンス
これらを実践することで、業務の属人化を防ぎ、組織全体の効率化を図ることができます。
STEP1.業務内容の見える化
仕組み化を始めるには、まず業務内容を可視化することが重要です。業務を「感覚型」「選択型」「単純型」の3つに分類し、それぞれのプロセスで誰がどのように業務を進めているのかを明確にします。
このステップでは、社内で行われている業務を整理し、どこが仕組み化に適しているかを把握します。
STEP2.現状の課題を把握
見える化した業務から、どこに無駄があるのか、仕組み化すべきポイントを抽出します。特に、単純型や選択型の業務は仕組み化しやすく、月末の経費精算や報告書作成などが対象となることが多いです。
これらは忘れがちで、他の人に聞いて確認する時間が無駄になることが多いため、迅速に仕組み化することが望ましいです。
STEP3.業務の標準化
可視化された業務内容から、仕組み化の対象を決めて業務を標準化します。このとき、特に属人化している業務を優先的に改善し、誰が行っても一定の成果を出せる仕組みを作ります。
自動化が可能な業務であれば、適切なツールの導入も検討します。
STEP4.マニュアル化や仕組み化
標準化された業務は、誰でも実行できるようにマニュアル化します。マニュアルは、誰が読んでも理解できるように分かりやすく作成し、他の部署にもチェックしてもらい、フィードバックを反映させながら改善を進めます。
マニュアル作成については、こちらの記事をご覧ください。
STEP5.仕組み化のメンテナンス
仕組み化を実施した後は、定期的なメンテナンスが必要です。仕組みの運用中に問題点や改善点が出てくるため、定期的に見直し、ブラッシュアップしていくことが重要です。
仕組み化成功のポイント
仕組み化を成功させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。以下に紹介する項目を押さえることで、スムーズな導入と運用が可能になります。
ツールを活用しマニュアルを作成
マニュアル作成は仕組み化の中で重要ですが、「時間がない」という理由で進まないことがよくあります。効率的に進めるためには、ツールの活用が効果的です。
文章だけでなく、画像や動画を使って分かりやすいマニュアルを短時間で作成することができます。
仕組み化の重要性を周知する
仕組み化の導入には、経営者が率先してその重要性を示し、社員に周知することが大切です。
特に属人化が進んでいる企業では、意識改革が必要です。経営陣が自ら行動を示すことで、社員の理解と協力を得やすくなります。
仕組み化は全ての業務の自動化ではない
仕組み化といっても、全ての業務を自動化する必要はありません。経験や知識が必要な感覚型の業務は自動化が難しく、クリエイティブな判断が求められるため、過度な自動化は逆効果になる可能性があります。
自動化は、機械でもできる部分に限り、人がやるべき業務に集中できる環境を整えることが大切です。
自分でやった方が早いという考えを無くす
「自分でやった方が早い」という考えが仕組み化を妨げることがあります。業務を他の人に任せるためには、マニュアルを作成する時間が必要ですが、長期的にはその方が効率的です。
目の前の業務に追われるあまり、仕組み化を後回しにすることのないようにしましょう。
仕組み化でよくある失敗と対策
仕組み化を進める際には、成功するためのポイントを押さえることが大切です。しかし、よくある失敗を回避するためには、具体的な対策も必要です。ここでは、仕組み化でありがちな4つの失敗と、それに対する対策を紹介します。
1.目標設定が曖昧
仕組み化を進める際に目標が曖昧だと、全体の進捗や成果が見えにくくなります。これを防ぐためには、SMART基準（具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間的に限定されている）に基づいた明確な目標を設定しましょう。これにより、各プロセスが正しく進行しているかを確認しやすくなります。
業務フローが複雑すぎる
業務フローが複雑であれば、効率が低下し、ミスやエラーが増える可能性があります。業務を可視化し、不必要なステップを削減することで、シンプルで効率的なフローを作成することが重要です。
仕組み化は、簡素化と効率化を意識して進めましょう。
ツールを使いこなせない
適切なツールを導入しても、従業員がそれを使いこなせなければ、仕組み化の効果は限定的です。ツール選定時には、ユーザーフレンドリーなものを選び、カスタマイズ性や統合性も考慮します。
さらに、従業員に対するトレーニングを実施し、ツールを効果的に活用できるようサポートしましょう。
マニュアル作成ツールについては、こちらの記事をご覧ください。
効果測定ができていない
仕組み化が実際にどれだけの効果を上げているかを測定しなければ、改善すべき点が見えてきません。定期的なレビューと効果測定を行い、プロセスが予定通りに進んでいるか、どの部分に改善の余地があるのかを確認することが重要です。
仕組み化で成果を上げた事例を紹介
仕組み化は多くの企業で成果を上げており、実際に効率化を成功させた事例も少なくありません。ここでは、2つの企業の成功事例を紹介します。
株式会社クロスアイ：Salesforce導入による営業活動の仕組み化と改善
キャスティング事業を展開する株式会社クロスアイは、Salesforceを導入して営業活動の仕組み化を図り、大きな成果を上げました。
データ管理の改善により、これまで蓄積できなかった必要なデータを可視化し、会議の質も向上しました。データ分析を基にした先を見越した議論が行われ、事業計画の精度も上がり、管理工数の削減に成功しました。また、外部スタートアップ企業のGoofyと協力し、スピーディーな導入を実現しました。
この取り組みにより、クロスアイは営業活動の効率化と質の向上を実現し、組織全体に大きな変化をもたらすことに成功しました。
参照元：属人化していた業務を次々と仕組み化。Salesforceの活用で営業活動が大幅に改善！ | 株式会社Goofyのプレスリリース
株式会社ジョリーグッド：PR活動の仕組み化による継続的なメディア露出の実現
医療VRスタートアップのジョリーグッドは、PR活動の仕組み化を通じて継続的なメディア露出を実現しました。
同社のPR戦略では、事業開発部門が「ニュース性」と「誘導先」を整理した上で広報に情報を伝え、役割分担を明確化しました。また、自社目線ではなく社会的意義を重視した情報発信を行い、具体的な数字やデータを用いることで、記者が使いやすい情報を提供しました。
この仕組み化により、ジョリーグッドは「ガイアの夜明け」や「WBS」など大手メディアに頻繁に取り上げられる成功を収めました。
参照元：仕組み化した総力戦で取材が途切れない会社へ。医療VRスタートアップ、ジョリーグッドのPR戦略 | PR TIMES MAGAZINE
まとめ
仕組み化は、業務の効率化を図り、組織全体の生産性向上を支える重要な手段です。属人性を排除し、誰でも同じ成果を出せる仕組みを作ることで、業務の安定性と効率が向上します。
しかし、導入時には柔軟性や創造性の低下、初期コストの負担といったデメリットも考慮する必要があります。成功のためには、ステップを踏んで業務を標準化し、定期的に見直しを行うことが大切です。
まず業務内容を見える化し、仕組み化すべき領域を特定することです。今すぐ、仕組み化を始めて業務効率を改善しましょう！
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