自社の進捗や業務を管理するにあたり、日報作成ツールの導入を検討している企業もあるでしょう。

そのような中で、日報作成ツールがあると知り、どのようなものか知りたい方がいるかもしれません。

この記事では日報作成ツールの概要やメリットとあわせて、タイプ別のおすすめツールを10選ご紹介します。

日報作成ツールとは？

日賦作成ツールは、スマホやWebブラウザを用いて簡単に日報を提出できるツールです。

書面での提出が必要ないため、社外で仕事をしている社員の業務内容や進捗を確認できます。

また、基本的には上司や担当者にしか見られないため、個人の悩みや課題に感じている部分を提出できるのも、利用するメリットといえるでしょう。

日報作成ツールは、チャットやメールと異なり「日報の提出に特化したツール」です。

そのため、日々の連絡に埋もれてしまうことがありません。

スムーズに日報のみを確認できるため、フィードバックもしやすく、コミュニケーションの促進にも役立つでしょう。

日報作成ツールを導入するメリット

日報作成ツールを導入するメリットとして、以下の5つがあげられます。

• 日報作成や確認を効率的に行える
• 日報の情報を活用しやすくなる
• 日報で社内コミュニケーションを図れる
• どこからでもアクセスできる
• データの分析や集計がしやすくなる

それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。

日報作成や確認を効率的に行える

日報作成ツールを導入すれば、作成や確認を効率的に行えるようになります。

日報に特化したつくりになっているため、作成時に困ることはまずないでしょう。

さらにテンプレートを設定しておけば、日報に記載されて情報を集計するのにも役立ちます。

文字以外にも写真や動画などを添付できるツールもあるため、現場状況を把握するのにも効果的でしょう。

日報の情報を活用しやすくなる

日報アプリでは作成や確認ができるのはもちろん、記載された情報を収集するのにも適しています。

搭載されている機能によっては、進捗を図やグラフにできたり、工数を表示できたりするため、さまざまな場面で情報を活用できるでしょう。

また、条件を設定して日報を検索できるため、業務改善や社員育成にも役立ちます。

日報で社内コミュニケーションを図れる

日報を用いて社内コミュニケーションを図れるようになるのも、作成ツールを用いるメリットです。

ツール内でリアクションや返信の方法などが用意されているため、リアルタイムでのやりとりにも適しているでしょう。

また、スタンプを用いれば、日報を読んだことを簡単に伝えられるのもメリットです。

結果として社内コミュニケーションが活発になり、部署間の連携がスムーズにいくかもしれません。

どこからでもアクセスできる

日報作成ツールは、スマホやパソコンなどがあれば、どこからでもアクセスできるものが多いです。

そのため、いつでも日報を作成・確認できる点はメリットとなるでしょう。

特に出張やリモートワークなど、会社にいない場合でも情報を共有できるのは強みです。

働き方を改善しようと検討しているなら、日報作成ツールの導入を検討してみましょう。

データの分析や集計がしやすくなる

日報作成ツールによっては、自動でデータを集計・分析してくれる機能が設けられています。

日報にはさまざまな情報が掲載されているため、業務中に確認し、改善案を見つけるのに役立つこともあります。

さらに戦略を立てる際にも活用できるため、管理のしやすさやデータ分析のしやすさを求める場合にも、日報作成ツールはおすすめです。

日報作成ツールの選び方

日報作成ツールを選ぶ際は、以下6つのポイントに注目してみましょう。

• 必要機能の有無
• 使いやすさ
• 費用面
• 他のシステムとの連携可否
• マルチデバイス対応
• セキュリティ

どのような箇所に注目すべきか、詳しく解説します。

必要機能の有無

日報作成ツールを選ぶ際は、自社の業務に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。

例えば日報のテンプレートや共有フォルダの有無・検索機能などがあげられます。

また、コミュニケーションの促進を図りたいのであれば、メッセージ機能がある作成ツールがおすすめです。

企業によって適した日報作成ツールは異なるため、しっかりと比較するようにしてください。

使いやすさ

日報作成ツールを導入する場合、最初のうちは使用方法を覚えたり慣れたりする必要があります。

このことから、使いやすさの面で問題ないかはしっかりと確認する必要があるでしょう。

人によっては、そもそもパソコンやスマホの操作を苦手としている場合があります。

機能の多さを見るのも重要ですが、まずは最低限使いこなせるかどうかに注目してツール選びを進めましょう。

費用面

日報作成ツールを使用する場合、基本的に費用が発生します。

ツールによって金額はさまざまですが、予算内におさまるかは必ず確認しましょう。

日報作成ツールの費用は、機能が充実すると高くなる傾向にあります。

お試し期間が設けられている場合は、一度利用してから判断するのもよいでしょう。

他のシステムとの連携可否

既存で自社に何かシステムを導入しているのであれば、連携可否についても確認してみましょう。

問題なく連携ができれば、日報上に入力する工数を減らせます。

例えばカレンダーやスケジュール管理などのツール・ファイルからのデータ抽出などがあげられるでしょう。

社内で使用頻度の高いシステムがあるなら、この部分は必ず確認してください。

マルチデバイス対応

スマホやパソコンなど、マルチデバイスに対応しているかも、日報作成ツール選びのポイントです。

どのデバイスで作成するかは社員ごとに異なるため、この部分で制限がかかってしまうと使いづらさを感じる可能性もあるでしょう。

そもそも日報作成ツールは、出先でも気軽に日報を作成できる点がメリットです。

そのため、パソコンしか使用できない日報作成ツールの場合は、導入のメリットを得られないかもしれません。

セキュリティ

日報作成ツールを導入するなら、セキュリティ面にも注目してみましょう。

情報漏洩のリスクを最大限防ぐためにも、重要なポイントといえます。

例えばアクセス制限をかけられたりユーザー認証ができたりすれば、安心して利用できるでしょう。

なお、日報作成ツールを利用する場合は、社員に対してセキュリティの重要性を説明する機会も設けましょう。

いくらセキュリティ対策がしっかりしている日報作成ツールを使っても、社員の理解が乏しければ意味をなさない可能性があります。

【タイプ別】日報作成ツールの種類について

日報作成ツールには、さまざまなタイプに適したものが用意されています。

ここからは日報作成ツールの種類について、以下の5つを見ていきましょう。

• 業務管理を重視する場合
• 人事評価を重視する場合
• 顧客管理を重視する場合
• 現場報告・点検報告を重視する場合
• コストを重視する場合

それぞれのおすすめツールもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

業務管理を重視する場合

業務管理を重視する場合は、人やチームごとの作業時間・作業履歴の把握が重要です。

これらを把握すれば、業務の問題点や課題を発見し、改善につなげられるでしょう。

また、パフォーマンスの低い社員を見つけた場合、サポートするのにも効果的な機能が搭載されていると安心です。

• gamba!
• PigeonCloud

業務管理を重視する場合におすすめの日報作成ツールとして、上記の2つを見ていきましょう。

gamba!

gamba!は、SNSのような感覚で使用できるのが特徴の日報作成ツールです。

日報はタイムライン形式で表示され、メンバー同士で閲覧やコメントもできます。

フィードバックの方法も充実しているため、コミュニケーションを活発にする目的でも活用できるでしょう。

PigeonCloud

PigeonCloudの特徴は、顧客管理や勤怠管理などが利用できる点です。

さまざまな機能を有していながら作りがシンプルであるため、使い慣れるのに時間はかかりません。

デバイスの制限も少なく、日報を手軽に提出できるのはメリットです。

また、データのフォーマットも統一されていることから、確認しやすいのもメリットとなるでしょう。

人事評価を重視する場合

人事評価を重視する場合は、進捗を数字で把握できる機能が搭載されているツールがおすすめです。

進捗をしっかりと確認できれば、管理者はKPI管理にも活用できるでしょう。

人事評価を目的として導入する際におすすめの日報作成ツールは、以下の2つです。

• TUNAG
• Nippo

それぞれの特徴について、詳しく見ていきましょう。

TUNAG

TUNAGは、スマホ一つで利用できる日報作成ツールです。

実際に800社以上が導入を進めており、社内掲示板への投稿・情報ノウハウの共有などに適しています。

一人ひとりの目標や数値もしっかり確認できるため、実際に評価するタイミングでも使いやすい日報作成ツールといえるでしょう。

Nippo

Nippoは、インドネシアのDXコンサルティング/IT開発会社が作成に携わった日報作成ツールです。

社員の評価はもちろん、タスクや工数・原価管理などをツール内で実施できます。

なお、アクセスはWebブラウザからとなっており、デバイスの制限は設けられていません。

日報についても、自己評価を添えて提出するのが特徴となっています。

顧客管理を重視する場合

顧客管理を重視する場合は、営業支援システムのSFAおよび顧客管理システムのCRM機能が搭載されているとよいでしょう。

日報を作成すると同時に、入力してある顧客管理がツール内に蓄積されていきます。

顧客管理を重視するのであれば、以下2つの日報作成ツールを検討してみましょう。

• ワンズ営業日報
• 未来日報

各ツールの特徴について、詳しく解説します。

ワンズ営業日報

ワンズ営業日報は、ベーシックな営業日報を利用したい場合におすすめのツールです。

SFA機能も網羅しており、使い勝手の面で問題を感じることはないでしょう。

さらに、ツールで作成されたデータは簡単にExcelで出力できます。

入力作業の時短にもつながることから、人気の高い日報作成ツールの一つです。

未来日報

未来日報は、当日のアクションを記録すると、日報提出や顧客情報の作成などを自動化するのが特徴のツールです。

日報については提出後に社内で共有できるだけでなく、他人の物にコメントやリアクションを残せます。

データについてもしっかりと蓄積されていくため、既存顧客・新規顧客の双方をしっかりと管理できるでしょう。

現場報告・点検報告を重視する場合

現場報告・点検報告を重視する場合は、写真のアップロード機能が優れている日報作成ツールを選ぶとよいでしょう。

また、報告書の作成も手軽に行えるツールであれば、使い勝手もよくなる可能性があります。

これらの条件を満たしているおすすめの日報作成ツールは、以下の2つです。

• houren.so
• わくレポ！

それぞれの特徴について、詳しく解説します。

houren.so

houren.soは、建設業や宿泊業など、業種問わずさまざまな場面で活用されている日報作成ツールです。

写真での共有に特化しているのが特徴で、作業中に目についた箇所を撮影しておけば、コメントと共にアップロードできます。

エリアの設定にも対応しており、あらかじめ入力しておけばGPS情報をもとに自動で振り分けてくれるのも特徴です。

わくレポ！

わくレポ！は、スマホ一つで業務報告から帳票管理などが行える日報作成ツールです。

主に現場向けのツールとして利用されており、場所や時間を問わず日報や報告書を作成できます。

PCが使えない環境での使用を想定しているため、スマホメインでの利用を考えている場合には、利便性の高いツールとなるでしょう。

コストを重視する場合

コストを重視する場合、導入時の費用やランニングコストに注目してみましょう。

また、本導入の前に使い勝手を試したいと考えているなら、無料で試せるものがおすすめです。

• HRMOS日報
• NipoPlus

コスト面重視の人におすすめの日報作成ツールとして、上記の2つを見ていきましょう。

HRMOS日報

HRMOS日報は、利用者が30人までであれば無料で使用できる日報作成ツールです。

無料だからといって機能が乏しいわけではなく、稼働量や内訳などをしっかりと把握できます。

さらに同社の勤怠システムと連携させれば、作業時間もしっかりと管理できるでしょう。

費用に対して充実した機能を求めているなら、特におすすめの日報作成ツールです。

NipoPlus

NipoPlusは、1人当たり180円/月で利用できる日報作成ツールです。

クラウド上での利用となり、テンプレートもしっかりと用意されています。

もちろん自社に合った内容にも変更できるため、使い勝手の悪さを感じることはないでしょう。

CSVでの一括ダウンロードも可能となっているため、分析の際にもしっかり活用できる日報作成ツールです。

まとめ｜日報作成ツールがあれば業務効率化はもちろん、管理もしやすくなる効果に期待できる

日報作成ツールは、業務効率化を求める場合におすすめの選択肢です。

日報作成の時間や手間を削減できるのはもちろん、情報を管理する側にも、統一した内容で確認できるといったメリットがあります。

さらにツールによっては、データを自動で収集する機能も利用可能です。

これらを用いれば、さまざまな場面での業務改善につながるでしょう。

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