業務効率化や教育にあたってマニュアルを作成したいけれど、ツールを導入するか否か検討中の方も多いでしょう。

オフィスソフトでもマニュアルは作成できますが、1から作ればかなり手間がかかるうえ、作成者によって品質にばらつきがみられるものです。そんな時はマニュアル作成ツールの導入がおすすめです。

この記事では、マニュアル作成ツールを導入するメリットやデメリット、選び方や費用感を解説します。ツールの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

マニュアル作成にツールを導入するメリット

マニュアルを作成する方法は、MicrosoftやGoogleなどが提供しているオフィスソフトで作る方法と専用のツールを使う方法の2つに大別されます。それぞれにメリットとデメリットはあり、ツールを導入するメリットは以下のものが挙げられます。

• 品質の高いマニュアルが作れる
• 効率的に作れる
• 活用状況を可視化できる
• 運用しやすくなる

以下でそれぞれ解説します。

品質の高いマニュアルが作れる

マニュアル作成ツールを使用することで、見た目も機能面も品質の高いマニュアルを作成できます。

ツールは専門的なデザイン機能を有しており、オフィスソフトで作るよりも統一感が出るうえ、作成自体も容易となります。つまり、作成者のスキルによって品質に差がでにくいのです。

また、画像や動画などの素材も組み込みやすく、見やすく読みやすいものが作れるでしょう。

効率的に作れる

ツールを使用すると、マニュアル作成のプロセスが効率的になります。多くのツールには、ドラッグ＆ドロップ機能や自動フォーマット機能が備わっており、簡単にレイアウトできるためです。また、ツール内のテンプレートを活用することで1から作成する手間を省き、短時間で完成度の高いマニュアルを作成できます。

直感的な操作でレイアウトも容易なため、効率的に作れるでしょう。

活用状況を可視化できる

マニュアル作成ツールによっては、ユーザーがどの程度マニュアルを活用しているか確認する機能を有しています。

閲覧履歴や検索キーワードなどのデータを可視化すれば、マニュアルの利用状況も把握可能です。

これにより、どの部分がよく使われているのか、どの情報が不足しているのかを分析して、より実用的なマニュアルに改善できるでしょう。

運用しやすくなる

マニュアル作成ツールを使うことで、作成後の運用も楽になります。クラウドベースのツールであれば常に最新版を閲覧でき、アクセスも容易です。編集権限の付与により、更新や編集作業もしやすくなります。

作成後の更新やアクセスのしやすさにより、運用も促進できるでしょう。

マニュアル作成にツールを導入するデメリット

マニュアル作成ツールの導入にあたって、デメリットはさほどありません。強いて挙げるならコスト面と導入前の比較検討の手間が挙げられます。

コストがかかる

マニュアル作成ツールを導入する際、コストの発生は避けられません。初期費用の有無はツールにより異なりますが、多くのツールは買い切りではなく月額料金が発生します。

費用の大小はツールにより大きく異なりますが、マニュアルは長期的に使用が前提となるため、予算の許容範囲内で選定しなければコスト面の負担が大きくなるでしょう。

導入前に十分検討する必要がある

マニュアル作成ツールの導入には、事前に十分な検討が欠かせません。各ツールの機能や特長を比較して、自社のニーズや用途を満たすかどうか確認する必要があるためです。

評判の良いツールや有名なツールであっても自社に合うとは限らず、安易に選ぶと失敗しかねません。導入後に「思っていたものと違う」とならないように、無料版を活用して実際の使用感を確かめると良いでしょう。

マニュアル作成に利用するツールの選び方

マニュアル作成ツールを選定する際は、以下のポイントに注意すると良いでしょう。

• 用途に合っているか
• 料金は予算内か
• 必要な機能を搭載しているか
• サポートが充実しているか

以下で、それぞれ解説します。

用途に合っているか

まず、選ぶツールが自社の用途に合っているか確認しましょう。

マニュアル作成の目的・対象者・使用シーンなどに応じて適切なツールを選びます。例えば、操作手順のマニュアルといっても、テキストメインで問題ないのか、操作画面の画像が必要なのか、動画での説明が望ましいかによっても選ぶツールが異なるでしょう。さらに、ほかにもナレッジを共有するタイプもあります。

このように、マニュアルや手順書と一口にいってもタイプが異なり得意不得意があるため、自社の用途や対象者にマッチしたものを選びましょう。

マニュアル作成の目的や作成手順についてはこちらの記事で解説しています。

料金は予算内か

次に、ツールの料金が自社の予算内であるかを確認しましょう。ツールの多くは 月額料金となるため、毎月継続的にコストがかかります。また、まとまった初期費用が必要なツールも少なくありません。費用の面で自社の負担にならないかチェックしておく必要があります。

必要な機能を搭載しているか

選ぶツールが必要な機能を搭載しているかも重要なポイントです。例えば、ニーズに合わせて以下のような点に着目すると良いでしょう。

• 画像や動画を挿入しやすい
• 双方向の操作ができる
• 共同編集ができる
• 検索性が高い
• 複数の言語に対応できる

業種や対象の業務によって、必要な機能は異なります。上記のような点をはじめとして自社で作成運用するために必要な機能が備わっているか確認しましょう。

サポートが充実しているか

最後に、ツールのサポート体制が充実しているか確認しましょう。導入時には、使い方のガイドやチュートリアル、カスタマーサポートは必要不可欠です。

また、マニュアルは作成して終わりではなく、継続して運用しアップデートしていく必要があります。その際にトラブルが起こる可能性もあり、サポートが不十分では本来の業務に支障をきたしかねません。安心して業務にあたるためにも、サポートが充実しているツールを選びましょう。

マニュアル作成とツールに関するよくある疑問

ここからはマニュアル作成とツールに関するよくある疑問に応えていきます。

オフィスソフトでもマニュアル作成はできる？

特別なツールを使用せず、オフィスソフトだけでもマニュアルは作成可能です。Word・Excel・PowerPointなどは多機能であり、用途によってはマニュアル作成に役立てられます。

ただし、1からレイアウトやデザインを考える必要があるうえ、複雑な機能が必要なら、作成が難しい場合もあるでしょう。共有やバージョン管理もオフィスソフトではやや手間となるほか、作成者のスキルによって品質が左右されるデメリットもあります。

このため、どういったマニュアルを作りたいかによってオフィスソフトを使うか専用ツールを使うか検討すると良いでしょう。

マニュアル作成ツールの費用感は？〜ツール比較5選〜

マニュアル作成ツールの費用は、月額制のものがほとんどです。また、月額でも複数のプランが提供されているツールも多く、数多あるツールを比較すると、費用の差は非常に大きいといえます。

費用感としては、月数千円から利用できるものもあれば、月6万円ほどかかるものまでさまざまです。さらに、使用人数に応じて費用が追加になるもの、初期費用がかかるものもあるため、併せて確認しておきましょう。

フリーソフトはあまりありませんが、条件付き（機能やユーザー数の制限）で一定期間無料で利用できるものもあります。利用を検討しているなら、無料で試してみると良いかもしれません。

2024年7月現在、提供されているツールは数多ありますが、そのうち5つを厳選してツールの費用を以下の表で紹介します。

	Teachme Biz	COCOMITE	Checkmate	notePM	EZLecture
月額料金	59,800円〜	29,600円〜	20,000円	4,800円〜	なし
初期費用	要問い合わせ	65,000円	50,000円	なし	350,000〜（買い切り型）
フリープラン	あり （要問い合わせ）	あり （30日間）	あり （期間制限なし）	あり （30日間）	あり （30日間）
ツール概要	・写真や動画を使った分かりやすいマニュアル作成が可能 ・多様な業種での導入実績あり ・共有方法も多数あり	・基本のレイアウトに沿って入力すれば分かりやすいマニュアルを作成可能 ・フォルダごとでアクセス権限の管理が可能	・スマホやタブレットからの利用に特化 ・マニュアルをそのままチェックシートにできる	・ナレッジ共有に優れており、検索性が高い ・ユーザー数やストレージ量によりプランが多数ある ・柔軟なアクセス管理や分析が可能	・マニュアル作成をはじめeラーニング教材まで作成可能 ・出力フォーマットが豊富

上記で紹介したツールはすべてフリープランや体験版があるため、興味がある方は問い合わせてみてはいかがでしょうか？

まとめ｜マニュアルを作成するならツールの導入も検討しよう

オフィスソフトでマニュアルの作成はできますが、作成者によって品質にばらつきがあったり時間がかかったりするものです。そんな時はマニュアル作成ツールの導入がおすすめです。見やすく使いやすいマニュアルを効率的に作成できるうえ、活用状況の可視化もしやすく、作成後の運用にもきっと役立ちます。

業務効率化を叶えるAirQuestでは、マニュアル作成機能も充実しています。作成自体も容易なうえ、共有もしやすく確認テストの作成も可能です。ご検討中の方は、ぜひお問合せください。