自社の業務がなかなかスムーズにいかず、滞ってしまうケースは少なくありません。
そんなとき、業務効率化を進めたいと考える人もいるでしょう。
今回は業務効率化を進めるにあたって、どのような手法があるのか・どう進めればいいかについて解説します。
業務効率化を進める際の注意点もまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、仕事をする上で非効率な業務を改善することを指します。
例えば業務上無理なことや、本来不要なことなど、これらの改善が主な目的です。
業務効率化にはさまざまな手法があり、業種や課題によって適切な方法が異なります。
そのため、まずは自社がどのような課題を抱えているか整理するのが重要でしょう。
また、個人でできる業務効率化があるのに対して、会社全体で取り組める方法もあります。
どの方法を採用するかは、抱えている課題の大きさに合わせて選ぶのがおすすめです。
業務改善と業務効率化の違いは？
業務改善と業務効率化は似ている言葉ではあるものの、それぞれ以下のような意味を持っています。
- 業務効率化：コストや時間削減し、少ない作業で業務効率の最大化を図る施策
- 業務改善：業務上の問題や課題を解決し、仕事環境を整えること
このことから、業務改善はあくまでも業務効率化を目的とした手段といえるでしょう。
対して業務効率化は、生産性を高めるための中間目標を達成するために用いられる施策といえます。
業務効率化の進め方
業務効率化については、以下の手順に沿って進めるのがおすすめです。
- 現在の業務を可視化する
- 業務効率化の優先順位を決める
- どのように改善するかを考える
- 効果検証を実施する
それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。
1.現在の業務を可視化する
まずは、現在の業務フローがどのようになっているのかを可視化することから始めましょう。
業務を可視化すれば、どのようなプロセスが不要か・重複しているかを把握できます。
可視化する際は、以下の項目に分けて整理していきましょう。
- 業務内容
- 担当者
- 必要人員
- 所要時間・工数
なお、業務を効率化する際は、全体のフローを見直すのが効果的です。
仮に業務の一部分だけを効率化しても、他の業務との連携がスムーズにいかず、結果として悪影響を及ぼす可能性があります。
2.業務効率化の優先順位を決める
業務効率化を進める場合、優先順位を決めるのも重要なポイントです。
課題への対策を一斉に着手しても、うまく効率化できる可能性は低くなります。
まずは抱えている課題のうち、どの部分を早急に効率化すべきかを整理しましょう。
対象の課題が整理できたら、他の部分への影響がないかを確認します。
課題の解決に対して他の部分への影響が大きすぎる場合は、他の方法で効率化できないかも改めて検討してみましょう。
3.どのように改善するかを考える
業務効率化の優先順位が決められたら、改善の8原則をもとに、改善方法を決めていきましょう。
改善の8原則とは、以下の項目を指します。
- 廃止の原則
- 削減の原則
- 容易化の原則
- 標準化の原則
- 計画化の原則
- 同期化の原則
- 分担検討の原則
- 機械化の原則
業務効率化を目指す場合、まずは廃止の原則・削減の原則から着目してみるのがおすすめです。
やめられる業務はないか・工数や時間などを削減できないかといった視点から検討すれば、業務効率化も進めやすくなります。
4.効果検証を実施する
業務を効率化するためにフローへの変化が加えられたら、どのような効果が出たのかを検証しましょう。
うまく効率化できていれば問題はありませんが、場合によっては導入前後で思ったような効果が出ていないケースもあります。
業務効率化は、一度改善したからといって終わりではありません。
定期的に業務の可視化・分析を行い、目的としていた効果が出ているかを繰り返し検証することが大切です。
業務効率化の具体的な手法・アイデア5選
業務効率化を進めるのであれば、以下5つの手法やアイデアを試してみましょう。
- 外注に回してみる
- 作業をスケジュールに組み込む
- 業務効率化のシステムを導入する
- 反復作業を自動化する
- ワークフローを改善する
それぞれの内容について、詳しく解説します。
外注に回してみる
自社内で業務を完結させるのが難しい場合は、一部分を外注に回してみるのも一つの方法です。
実際、自社の主力事業に力を入れるために、その他の部分を外注に回している企業も増えています。
外注を利用するメリットとして、新たな知識や設備を取り入れる必要がない点があげられます。
対象の業務を専門にしている業者に依頼できれば、作業品質にも期待できるでしょう。
対して外注に回す場合は、コストがかかる点に注意しなければなりません。
自社内の予算が限られている場合は、外注そのものが難しいケースも考えられます。
作業をスケジュールに組み込む
自社内で業務効率化を始める手法として、作業をスケジュールに組み込んでしまう内容があります。
いつ作業を実施するかが明確になっていれば、作業をやり忘れてしまう心配もありません。
なお、作業をスケジュールに組み込む場合は、重要度の高いタスクから優先して組み込みましょう。
その他のタスクについては、空き時間を活用してまとめてこなすのも、業務効率化の方法です。
業務効率化のシステムを導入する
業務効率化を目指すなら、システムの導入を検討してみるのもおすすめです。
自社の課題に合ったツールを導入すれば、大幅な業務効率化が見込める可能性があります。
例えば、社内のコミュニケーションを推進するためにチャットツールを導入すれば、部署間の連携がスムーズに進むでしょう。
また、データの共有に課題を感じているのなら、クラウドツールの導入がおすすめです。
どのツールを導入するか判断するためにも、まずは自社が抱えている課題をしっかりと整理することから始めましょう。
反復作業を自動化する
日常的な業務を行っていく中で、反復作業がある場合は、自動化できないかを検討してみましょう。
毎日やらなければならない作業は、思っている以上に時間を取られてしまいます。
例えば事務作業の場合、Excelでマクロを組んだりVBAを導入したりなどがあげられるでしょう。
業務で使用するには式や仕組みを作る必要があるものの、一度完成させてしまえば、大幅な業務効率化につながります。
ワークフローを改善する
ワークフローを改善するのも、業務効率化の手法の一つです。
特に重複タスク・不要タスクを見直し、最適化するのは、効率化を目指すうえで優先すべき事項といえるでしょう。
特に社内でも重要なタスクほど、かかわる人数は多くなりがちです。
結果として仕事の進め方も複雑になりやすいため、業務を可視化したうえで、やらなくてよいことはないか・改善できる部分がないかを見直してみてください。
業務効率化を進める際の注意点
業務効率化を進める際は、以下3つのポイントに注意しましょう。
- 事前準備を徹底する
- システム選びにこだわる
- 従業員にしっかり説明する
それぞれの内容について、詳しく解説します。
事前準備を徹底する
業務効率化を進める際は、事前準備の徹底が大切です。
新しいやり方やツールを導入するためには、定着しやすくするための準備を怠ってはいけません。
導入するうえで、重要なのは実際に使用する人たちからの理解です。
説明や打診がないままに導入を進めてしまうと、従業員の対応も難しくなります。
導入前はマニュアルやフローを作成して展開したり、質疑応答の場を設けたりすれば、スムーズな導入にも期待できるでしょう。
システム選びにこだわる
業務効率化を進めるのであれば、システム選びにも十分こだわりましょう。
特に、システムの使いやすさは重要なポイントです。
例えば操作画面がシンプルであれば、機械やツールが苦手な人でも安心して利用できます。
また、自社の課題や業務に合ったシステムであれば、より高い効果に期待できるでしょう。
使い方や課題との相性が悪ければ、業務効率化はなかなか進みません。
システムにはさまざまなものがあるため、どれを導入すべきかはしっかりと吟味しましょう。
従業員にしっかり説明する
業務効率化を進める際は、必ず従業員に説明の場を設けましょう。
業務効率化の必要性や期待できる効果など、理解してもらったうえで進めなければ、従業員からの協力を得られません。
逆にいうと、目的や趣旨の理解や納得を得られれば、主体的な業務効率化に取り組んでもらえる可能性が高いです。
業務効率化の効果を高めるためにも、説明の機会は十分に確保しましょう。
業務効率化がうまくいかないときはどうすればいい？
業務効率化がうまくいかないときの原因として、以下の2つが考えられます。
- 現在の課題が明確になっていない
- 効果に関する仮説が不十分である
課題が明確になっていない場合は、そもそも何を改善すべきかの判断が難しいです。
また、効果に関する仮説をある程度立てなければ、本質の改善は見込めないでしょう。
さらに、業務効率化を進めても、実行したまま放置になってしまっている場合は、期待している効果を得られません。
必ず定期的な見直し・改善を実施して、その時点での最適化を図るようにしましょう。
まとめ｜業務効率化を進める際は自社の課題に合った手法を選ぶのがおすすめ
業務効率化を進める際は、まず自社の課題が何かを整理することから始めましょう。
課題に合った手法で業務効率化を進めなければ、思ったような効果が得られない可能性があります。
課題を見つけるには、業務の可視化から始めるのがおすすめです。
その後改善の優先順位を決め、改善・効果検証を実施することが大切になります。
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自社の課題解決に合ったツールを探しているのであれば、ぜひ一度お問い合わせください。
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